Ağrı DİA ERP: sipariş, kısmi teslimat ve tahsilat

Siparişin tamamlanmış görünmesiyle gerçekten kapanması farklıdır

Bir müşterinin on kalemlik siparişinde sekiz kalem hazırlanmış, iki kalem tedarik bekliyor olabilir. Genel satış toplamı bu ayrıntıyı tek başına açıklamaz. Demo çalışması için böyle bir temsilî sipariş hazırlayın. Hazırlanan, sevk edilen ve bekleyen miktarları ayrı görmeyi isteyin. Müşteri siparişini değiştirdiğinde hangi kaydın güncelleneceğini, önceki işlemin nasıl izleneceğini sorun. Satış personeli söz verdiği teslim tarihini hangi bilgiye dayanarak belirliyor? Depo personeli öncelik sırasını nereden öğreniyor? Bu iki sorunun cevabını aynı örnek üzerinde arayın. Ağrı ERP Programı araştırmasını yalnız ürün isimlerini karşılaştırmakla sınırlamadan, bugün telefonla veya defterle tamamlanan bu adımları yazılım değerlendirmesine taşıyabilirsiniz.

Toptan fiyatla perakende fiyatı aynı kontrolü gerektirmez

Aynı ürün peşin alan müşteriye, düzenli sipariş veren firmaya ve tek seferlik alıcıya farklı koşullarla sunulabilir. İşletmenizde böyle bir düzen varsa fiyatın kaynağını açıkça tanımlayın. Ürün listesi, müşteri anlaşması ve dönemsel teklif birbiriyle çeliştiğinde hangisi geçerli olacak? Satış temsilcisi indirimi ne kadar değiştirebilecek? Yetki bekleyen sipariş bekleme sırasında müşteriye nasıl anlatılacak? Bir peşin satışla vadeli satışın örneklerini yan yana inceleyin. Cari Takip Programı ihtiyacını fiyat kararından ayırmayın; satış koşulu daha sonra oluşacak alacak ve tahsilat beklentisini etkiler. Demodaki her adımı ekranda görmenin yanında hangi modülle karşılandığını ve teklif kapsamına nasıl yazıldığını da kontrol edin.

Koli ve adet birlikte kullanıldığında ürün kartını sadeleştirin

Koliyle alınıp adetle satılan bir ürün, miktar kontrolünde iyi bir başlangıç örneğidir. Koli içindeki adedi, barkodu, alış birimini ve müşteriye gösterilen satış birimini listeleyin. Aynı ürün için farklı çalışanların farklı kodlar açıp açmadığını kontrol edin. Kodların birleştirilmesi geçmiş hareketleri etkileyebileceği için geçişten önce karar verilmelidir. Bir koli iade edildiğinde ve yalnız iki adet geri geldiğinde kayıt nasıl ilerliyor? Sayım sırasında açık koliler nasıl değerlendiriliyor? DİA Stok Takip Programı demosunda bu soruları gerçek olmayan örnek verilerle inceleyin. Okuyucu ve etiket yazıcısı kullanıyorsanız modellerini paylaşın. Mevcut cihazın uygunluğu, yalnız barkod okuyabiliyor olmasına bakılarak kesin kabul edilmemelidir.

Teslimat güzergâhını stok konumu yerine kullanmayın

Bir sevk hazırlığında ürünün hangi depoda bulunduğu ile hangi müşteriye gideceği ayrı bilgilerdir. Demo için iki depodan tamamlanacak bir sipariş seçebilirsiniz. Önce ürünün fiziksel konumunu, sonra hazırlık ve yükleme durumunu inceleyin. Teslimat sırası değişirse stok kaydında hangi hareketin gerçekten oluştuğunu sorun. Ürün henüz çıkmamışken yalnız sevk planı yapılmasıyla, fiilen depodan çıkması aynı aşama olarak değerlendirilmemelidir. Ağrı merkezden veya Doğubayazıt’tan başvurmanız, size ait bütün işlemlerin aynı işleyişe sahip olduğunu göstermez. İlk görüşmede depo, teslim noktası ve kullanıcı rollerini paylaşmanız, ihtiyaç listesinin adres varsayımlarından değil sizin çalışma düzeninizden kurulmasını sağlar.

Tahsilatı sipariş tutarına bağlamak yeterli olmayabilir

Örnek bir müşterinin önceki borcu, bugün yaptığı alış ve banka yoluyla ödediği kısmi tutar aynı cari hesapta bulunabilir. Satış personelinin yalnız son sipariş tutarını görmesi, toplam riskin doğru yorumlandığını göstermez. Ön Muhasebe Programı değerlendirmesine açık belgeler, vade ve ödeme eşleştirmesini ekleyin. Fazla ödeme veya iade sonrası kalan tutarı da örnekleyin. Tahsilatı kimin kaydettiğini ve gün sonunda kimin kontrol ettiğini belirleyin. Aynı müşteriye açılmış benzer kartları geçiş öncesinde inceleyin. Açılış bakiyesinin hangi günün verisi olduğunu not edin. Böylece sistem değişirken tahsil edilmiş bir tutarın ikinci kez açık görünmesi gibi kontrol sorunlarını daha erken fark edebilirsiniz.

Belgeyi sevk hazırlığından sonra kontrol edebilmek

Ağrı E-Fatura Programı aramasında teknik ihtiyacı anlatırken belgeyi yalnız çıktı olarak düşünmeyin. Satış fiyatı değiştiğinde belgeye hangi tutarın taşındığını, müşteri bilgilerinin nereden geldiğini ve gönderim durumunun kim tarafından izlendiğini sorun. Bir siparişin bölünerek gönderilmesi durumunda belge düzenini ayrıca değerlendirin. E-Arşiv ve E-İrsaliye beklentilerinizi de işlem hacimleriyle birlikte listeleyin. Bu metin belirli bir hukuki uygulama tarif etmez; amaç, sevkiyatla belge sorumluluğunun görüşmede birbirinden kopmamasıdır. Güncel yasal koşulları mali müşavirinizle teyit edin. DİA ERP teklifinde elektronik belge hizmeti, kullanım koşulları ve varsa ilave entegrasyonun ayrı açıklanması karşılaştırma yapmanızı kolaylaştırır.

Ağrı’da ERP Programı seçerken kabul örneğinizi hazırlayın

İlk demo için şu durumu yazılı hale getirebilirsiniz: müşteri on koli sipariş verir, bir bölümü farklı depodan çıkar, bir kalem bekler ve müşteri kısmi ödeme yapar. Beklediğiniz sonuçları önceden belirleyin. Stok doğru depoda azalmalı, kalan sipariş anlaşılmalı ve ödeme uygun belgeyle ilişkilendirilebilmelidir. Bu ifadeler bir ürün özelliği taahhüdü değil, değerlendirme sorularıdır. Demoyu izleyen satış, depo ve finans çalışanları kendi kontrolünü ayrı not alsın. Sonunda cevaplanmayan noktaları tek listede toplayın. Programı yalnız yönetici ekranında değerlendirmek yerine işlemi yapacak kişinin hangi bilgiyi gireceğini de görmek, kurulum sonrasındaki görev dağılımını daha anlaşılır kılar.

Açık siparişleri geçiş tarihinde dondurmak yerine sınıflandırın

Yeni programa geçerken yalnız stok miktarını aktarmak, müşterilere verilmiş sözlerin de aktarıldığını göstermez. Devam eden siparişleri henüz başlanmamış, kısmen hazırlanmış ve kısmen teslim edilmiş olarak inceleyebilirsiniz. Bu sınıflar sizin işleyişinize göre değişebilir. Her örnek için müşteriye bildirilen miktarı, fiziksel olarak ayrılan ürünü ve alınan ödemeyi karşılaştırın. Bir kaydın iki programda birden işlenmesini önlemek için geçiş saatini ve sorumlusunu belirleyin. Eski sistemde açılmış fakat yeni sistemde tamamlanacak bir işin belge bağlantısı teknik inceleme gerektirebilir. Bütün geçmişin aynen taşınacağı varsayımı yerine, hangi verinin hangi amaçla aktarılacağını yazılı isteyin. Son kontrolü satış ve depo çalışanının birlikte yapması, yalnız toplam miktarın kontrol edilmesinden daha açıklayıcı olabilir. Kabul edilen listeyi sonraki eğitim çalışmalarında örnek olarak kullanabilirsiniz.

Satış görüşmesinin sonunda karar notu oluşturun

Demo bittiğinde her ihtiyacın karşısına yalnız evet veya hayır yazmak yetersiz kalabilir. Gösterilen işlemi, gereken modülü ve varsa sınırı aynı satırda not edin. Bir özellik için ek çalışma gerekiyorsa kimin inceleyeceğini ve hangi örnekle geri dönüleceğini belirleyin. Müşteriye verilmiş eski bir fiyat sözünün yeni kayda nasıl taşınacağı gibi işletme kararlarını teknik konulardan ayırın. Sonra kullanılacak cihaz ve bağlantılar için pilot koşullarını yazın. Ağrı için planlanacak çalışmanın görüşme, veri hazırlığı, eğitim ve destek parçalarının ayrı anlaşılması önemlidir. Teklifin bu notlarla aynı kapsamı ifade ettiğini kontrol edin. Beklenen sonucu ölçülebilir bir işlemle anlatmak, genel memnuniyet ifadesinden daha yararlıdır. Örneğin kalan teslim miktarının seçilen raporda açık görünmesi, birlikte kontrol edilebilecek somut bir kabul sorusudur.

Merkez ve ilçelerden iletişim için ihtiyaç özeti

Ağrı Merkez, Diyadin, Doğubayazıt, Eleşkirt, Hamur, Patnos, Taşlıçay ve Tutak’taki işletmeler formda ilçelerini seçerek başvuru yapabilir. İlçe adları ayrı şube veya yerel servis merkezi bulunduğu anlamına gelmez. Talebinizde satışı nereden aldığınızı, deponuzun nerede olduğunu ve hangi işlemi kontrol etmekte zorlandığınızı yazın. Kullanıcı sayısını bilmiyorsanız satış, depo ve finans rollerini ayrı belirtmeniz de başlangıç için yeterlidir. BTPOINT’e 0501 0432 432 veya 0532 661 02 74 üzerinden ulaşabilir, WhatsApp bağlantısını kullanabilirsiniz. Görüşme saati, uzaktan çalışma ve gerekiyorsa yerinde hizmet kapsamı karşılıklı planlanır. Şifre, banka erişimi ve gerçek müşteri listesi göndermeyin.

DİA ERP kapsamını işletmenizin işlem listesiyle karşılaştırın

DİA ERP değerlendirmesini, çok sayıda ekranın kısa tanıtımı yerine seçilmiş bir iş akışının baştan sona gösterimi üzerine kurabilirsiniz. Stok, cari hesap, ön muhasebe ve elektronik belge ihtiyaçlarınızı aynı işlem üzerinde ilişkilendirin. Kullanıcı, şirket, depo ve şube sayılarını görüşmeden önce belirtin. Üreticinin sunduğu çözüm başlıkları, bütün işlevlerin her lisansa dahil olduğu anlamına gelmez. Gereken modül, entegrasyon, kullanım hakkı ve hizmet kapsamını güncel teklifte ayrı görmek isteyin. BTPOINT bir DİA bayisidir; bu sayfa yazılım üreticisinin kurumsal sitesi değildir. Buradaki örnekler gerçek müşteriye ait sonuçlar veya belirli bir kazanç taahhüdü olarak sunulmaz. İhtiyacınıza uygunluk, örnek veriniz ve yazılı kabul ölçütleriniz üzerinden değerlendirilmelidir.

E-Fatura ve E-Arşiv: belge oluşumundan durum kontrolüne

Elektronik belge görüşmesine mevcut sağlayıcınızı, aylık gelen ve giden belge sayınızı ve belgeyi hazırlayan kişileri yazarak başlayın. Bir satış kaydının hangi bilgileri belgeye taşıdığını, gönderim durumunun nerede izlendiğini ve eksik bilgi durumunda kimin işlem yapacağını inceleyin. E-Fatura ile E-Arşiv süreçlerini birbirinin aynısı kabul etmeyin. Belge türü, başvuru durumu, imza yöntemi ve geçmiş kayıtlara erişim ayrı sorulardır. Teknik kapsam için DİA çözümünü ve BTPOINT teklifini, güncel yasal yükümlülükler için GİB kaynakları ile mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın. Bu rehber vergi danışmanlığı yerine geçmez. Kullanım bedelleri, belge limitleri, saklama ve geçiş hizmetlerini önceden netleştirmeniz sonradan çıkabilecek kapsam belirsizliğini azaltır.

E-İrsaliye: sevk edilen miktarla teslim bilgisini ayırın

Sevk belgesi ihtiyacını konuşurken yalnız başarılı tamamlanan bir gönderiyi göstermeyin. Kısmen sevk edilen bir sipariş, miktar farkı bulunan bir teslim ve sevk öncesi düzeltilen bir ürün üzerinden değerlendirme yapın. Depodan çıkan miktarın, müşteri siparişinin ve teslim teyidinin hangi kayıtlarla ilişkilendirildiğini sorun. Sevkiyat sorumlusu ile muhasebe kullanıcısının görevleri aynı olmayabilir. Belgenin oluşturulması, kontrolü ve durum takibi için ayrı sorumlular belirleyin. Taşıma bilgisi, varsa dış sistem bağlantıları ve günlük belge hacmini görüşmede paylaşın. E-İrsaliye kapsamı ve işlemlerin mevzuata uygun yürütülmesi, güncel sağlayıcı koşulları ve mali müşavir yönlendirmesiyle ayrıca teyit edilmelidir. Buradaki akış teknik demo hazırlığı içindir; her işletmeye aynı belge zorunluluğunu yüklemez.

Bulut ERP kullanımında erişim ve günlük çalışma düzeni

Bulut ERP, farklı noktalarda çalışan kişilerin yetkileri doğrultusunda ortak kayıt düzenini değerlendirebilmesini sağlar. Bunun işletmenizde nasıl işleyeceğini gerçek kullanım koşullarıyla test edin. Kullanılacak bilgisayar, tarayıcı, yazıcı ve barkod cihazlarının listesini hazırlayın. İnternet bağlantınızın kararlılığını ve bağlantı kesilince hangi işin bekleyeceğini konuşun; çevrimdışı çalışma özelliği kendiliğinden varmış gibi plan yapmayın. Kullanıcı açma, görev değişikliği ve ayrılan personelin erişimini kaldırma adımlarını belirleyin. Ortak parola kullanmak yerine sorumluluğu kişiye bağlı hesaplarla izleme ihtiyacınızı açıklayın. Yedekleme, veri dışa aktarma, destek ve hizmet koşullarını yazılı istemek de seçim sürecinin parçasıdır. Bulut kullanımı, işletmenizin kendi veri kontrolü ve yetki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Demo, teklif ve geçiş için ölçülebilir bir karar dosyası

Görüşme sonunda üç çıktı isteyebilirsiniz: gösterilen işlemlerin listesi, henüz yanıtlanmamış teknik sorular ve işletmeniz içinde kararlaştırılacak kurallar. Örneğin fiyat değişikliğini kimin onaylayacağı yazılı bir iş kuralıdır; yalnız program ekranıyla çözülmez. Geçiş düşünüyorsanız kartlar, açılış miktarları ve cari bakiyeler için kontrol tarihini belirleyin. Eski yazılımdan alınabilen dosya biçimini paylaşın; bütün geçmişin eksiksiz ve otomatik aktarılacağını varsaymayın. İlk aşamada küçük bir pilot çalışma, sorumlular ve kabul raporu planlamak yararlıdır. Teklifi lisans, hizmet, eğitim, entegrasyon ve devam eden giderler açısından değerlendirin. BTPOINT ile iletişime geçerken parola veya hassas müşteri dosyası göndermeniz gerekmez; anonim bir örnek ve ihtiyaç özeti yeterli bir başlangıçtır.

Destek için hangi kanaldan başvuru yapılacağını, eğitim tekrarlarının kapsamını ve ilave çalışma taleplerinin nasıl değerlendirileceğini de sorun. Belirli yanıt süresi veya kesintisiz müdahale beklentiniz varsa sözlü varsayım yerine yazılı hizmet koşullarını inceleyin. Çalışma takvimi, tarafların sorumlulukları ve kapsam dışı işler birlikte netleşmelidir.